Padronização de processos: qual é a importância e como aplicar na empresa?

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Padronização de processos

Quando se fala em padronização de processos o que vem à sua mente? Será que você consegue imaginar de que forma essa prática de gestão pode ajudar a garantir a eficiência e aumentar a produtividade na sua empresa? Ainda, seria correta a ideia de que ela “engessa” o trabalho?

Algumas pessoas acreditam que a padronização de processos dentro das empresas é algo ruim. Entretanto, este pensamento é equivocado, uma vez que na prática, ela favorece o desenvolvimento e qualificação das empresas, independente do seu porte ou ramo de atuação.

Neste post, vamos mostrar o que é e como funciona a padronização de processos. Além disso, você vai conhecer as vantagens da prática, tendo acesso a um passo a passo simples de como implementá-la na sua oficina. Acompanhe e descubra!

O que é a padronização de processos?

A padronização é uma prática que tem o objetivo de submeter um processo a um determinado modelo ou metodologia.

Com isso, a ideia é normatizar e organizar processos de trabalho dentro de uma empresa, criando uma rotina que favoreça a produtividade e eficiência.

Com isso, todos os envolvidos trabalham de forma mais rápida produzindo um produto ou serviço que atenda às expectativas dos consumidores, com o menor custo e com o mínimo de variações.

Quais são os benefícios que ela traz para a empresa?

Diferente do que alguns gestores acreditam, a padronização de processos traz muitos benefícios para a oficina. A seguir, elencamos alguns deles, confira!

Contribui para o aumento da produtividade

Esse talvez seja um dos primeiros benefícios percebidos pelos gestores. A padronização de processos contribui, significativamente, para o aumento da produtividade. Isso acontece porque se aperfeiçoam as técnicas e é reduzido o tempo de produção dentro do negócio.

Favorece a gestão do tempo

Padronizando e otimizando os procedimentos, a empresa garante a redução da perda de tempo com dúvidas, falhas e demandas de retrabalho.

Contribui para a redução de falhas

Considerando o fato de que os procedimentos são realizados seguindo um padrão pré-estabelecido, automaticamente reduz a ocorrência de erros atrelados à falta de conhecimento sobre as operações.

Auxilia a gestão de riscos

A padronização de processos permite aos gestores e funcionários uma visualização mais clara do processo, com isso é mais fácil prever eventuais problemas e evitar que falhas aconteçam. Isso implica na redução de riscos e favorece o desenvolvimento do negócio.

Favorece o uso inteligente dos recursos

Outro aspecto interessante da padronização de processos é que ela permite utilizar de forma adequada e previamente estruturada os recursos disponíveis. Assim, o aproveitamento desses recursos é muito melhor. 

Ajuda na operacionalização dos processos

A padronização também traz benefícios na operacionalização do processo. Isso ocorre porque, quando uma equipe é responsável pela operacionalização do mesmo processo, ela pode se dedicar ao aperfeiçoamento das suas técnicas de trabalho, garantindo melhorias contínuas que se refletem nos produtos ou serviços entregues ao cliente final. 

Aumenta a qualidade dos produtos e/ou serviços

Com processos organizados e rotinas bem estabelecidas, fica mais fácil focar na qualidade e na satisfação dos clientes. Isso reflete no desenvolvimento de um trabalho com mais qualidade e alinhado às demandas dos clientes mais exigentes. 

Favorece o controle dos processos e a gestão de responsabilidades

Com a padronização, cada colaborador tem as informações sobre o que deve ser feito, sendo responsável pela execução adequada das suas obrigações.

Estando conscientes dessa responsabilidade, naturalmente existe um controle maior dos processos e maior compromisso.

Auxilia na redução de custos

Com o alinhamento dos processos e, consequentemente, o uso inteligente dos recursos, é possível reduzir o preço dos produtos ou serviços já que as perdas são menores. Isso direciona para a atração de novos clientes, o aumento da competitividade e da lucratividade do seu negócio. 

Permite o uso de tecnologias

Por fim, a padronização de processos funciona muito melhor quando é alinhada com o uso de tecnologia. Existem diversas ferramentas, softwares e sistemas que contribuem para a otimização das atividades. No âmbito da padronização de processos eles vêm para favorecer a produtividade, eficiência e redução de falhas em todas as etapas da sua operação.

Como implementar a padronização de processos?

Como você pode ver, são inúmeros os benefícios experimentados pelas empresas que apostam na padronização de processos. Agora que você já viu que vale a pena, que tal entender melhor como ela pode ser implementada na prática?

Comece mapeando todos os processos da empresa

A primeira etapa da implementação da padronização de processos consiste no mapeamento das rotinas na sua oficina.

Aqui, a ideia é entender quais são as rotinas de todos os setores, as atividades realizadas, os recursos utilizados, as falhas mais comuns, enfim, entender como a sua empresa funciona.

Talvez esse seja o momento que demanda mais tempo e dedicação, já que as informações colhidas nesse momento serão fundamentais para os passos seguintes.

Uma ferramenta que pode ajudar nesse mapeamento é o Value Stream Mapping (VSM), por meio dele fica mais fácil identificar as atividades e informações que vão ajudar a dar continuidade ao seu projeto de padronização.

Identifique oportunidades de melhoria

Depois de realizar um mapeamento completo, o próximo passo é a identificação das oportunidades de melhoria e eliminação de processos desnecessários. Aqui, faça uma lista com todas as sugestões e ações de melhoria que devem ser consideradas na formatação do fluxo.

Desenhe a estrutura dos processos

Na terceira etapa, chamada de formatação do fluxo de atividades ou simplesmente, “etapa de desenho dos processos”, você vai criar um fluxograma ou um diagrama com os novos processos que devem ser implementados.

Além de criar o fluxo de atividade, você pode incluir quem são os responsáveis por cada etapa, quais são os recursos envolvidos e tudo mais que considerar pertinente.

Implemente as mudanças

Depois de feito o mapeamento e criado o novo fluxo, é hora de implementar as mudanças. Para que o seu objetivo seja atingido, todos os colaboradores devem ser informados e treinados.

A sua equipe, por menor que seja, deve estar totalmente capacitada para a mudança, já que são os seus colaboradores os responsáveis para que o novo fluxo saia de fato do papel.

Vale destacar ainda que você deve realizar um monitoramento constante, corrigindo eventuais falhas e adaptando os processos sempre que for necessário.

Como você pode ver, a padronização de processos é uma aliada no aumento da produtividade e na qualificação do seu negócio como um todo. Por isso, é fundamental que o empresário aplique uma estratégia no seu negócio.

É possível começar apostando no uso de tecnologia, por meio de soluções que permitam centralizar dados e informações, favorecendo a padronização de processos e qualificando a gestão de dados na sua oficina.

Você gostou deste artigo sobre padronização de processos e ficou interessado em aprofundar o tema da produtividade? Então aproveite para conferir essas 5 dicas de como aumentar a produtividade na sua oficina

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